Se a sua empresa possui filiais, nada mais natural que elas estejam integradas com a matriz. Isso vale tanto do ponto de vista administrativo como no ambiente tecnológico.
A integração é o primeiro passo para que as filiais obtenham um desempenho satisfatório, nos mesmos moldes que a matriz conseguiu. Por outro lado, sem a integração, não há garantia de unificação dos processos e metodologia de trabalho, o que pode acarretar em perda de produtividade e receitas.
Veja abaixo algumas dicas que podem ajudar a manter essa desejada integração matriz-filial:
Integração é fundamental para o sucesso
Integrar unidades e padronizar procedimentos são práticas fundamentais para a qualidade da gestão. Assim, a gestão de filiais depende principalmente da utilização de tecnologias que permitam a transição de informações; do treinamento eficiente de colaboradores; e da padronização dos processos gerenciais.
A automação de processos como controle de estoques, vendas e caixa por meio de aplicativos também é imprescindível. Mas, para isso, esses sistemas precisam ser exatamente os mesmos e integrados entre as unidades da empresa.
Integração via TI
Adotar equipamentos e aplicativos iguais nas filiais e na matriz da empresa é um procedimento indispensável. Os recursos de TI devem ser mantidos e compartilhados nos mesmos parâmetros em todas as unidades.
Quem opta por manter ferramentas e aparelhagem distintas aceita o risco de encontrar problemas na integração, falhas na coleta e troca de informações e até mesmo dificuldades de manutenção.
A situação ideal é a de compartilhamento de recursos de TI, mantidos iguais em todas as unidades que compõem a rede da empresa. Tecnologicamente falando, não há limites de quantidade: podem ser duas, duzentas, ou muito mais.
VPN (Virtual Private Network)
Solução de baixo custo, o uso de uma rede particular virtual (VPN) demanda uma conexão com a internet com uma capacidade suficiente para simular uma rede local privada. Tanto matriz quanto filiais precisam estar conectadas à web. O desempenho da rede virtual será tanto melhor quanto maior for a banda do acesso.
Para criar uma VPN são necessários no mínimo dois computadores conectados à Internet e um programa de VPN instalado em cada uma delas.
Comunicação interna
É preciso estabelecer um canal que facilite o contato, evitando ruídos indesejáveis e preferencialmente guardando um histórico das mensagens. Além disso, estabelecer um protocolo de comunicação pode orientar como e quando usar os canais de comunicação. Isso vai garantir uniformidade e regras que definam quando utilizá-lo e, até mesmo, quando será necessário o contato pessoal.
Padronização de processos
Assim como na comunicação, é necessária a criação de protocolos para todas as áreas, como atendimento, logística, vendas, TI. Dessa forma, fica mais fácil que matriz e filiais mantenham a uniformidade em questões gerenciais e até de atendimento ao cliente.
Modelos de treinamento
Reforçando a questão dos processos padronizados, devem ser pensados modelos de treinamento pelos quais os mesmos conteúdos sejam ministrados a todos, inclusive nas novas contratações. Daí a pertinência de criar um modelo a ser seguido.
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